Prawo

« powrót

Czy faktury elektroniczne muszą być podpisane?

2018-05-14

Faktura elektroniczna to dokument, który stosowany jest dzisiaj coraz częściej. Czy musi być ona jednak opatrzona jakimś podpisem?

Używanie dokumentów elektronicznych związane jest z wieloma zaletami - to oszczędność czasu, pieniędzy, a także środowiska. Jednymi z najczęściej stosowanych dokumentów tego rodzaju są faktury elektroniczne. Tego rodzaju faktury pozwalają podmiotom na rozliczanie się z fiskusem tak samo jak w przypadku faktur tradycyjnych - drukowanych na papierze.

Bardzo często można jednak spotkać się z pytaniem, czy e-faktura musi posiadać podpis. Co mówi na ten temat prawo?

Jakie elementy powinna posiadać faktura?

Dzisiaj, zgodnie z przepisami prawa, faktury elektroniczne są praktycznie zrównane z fakturami tradycyjnymi - papierowymi. Zatem powinny posiadać takie same elementy.

Wielu przedsiębiorców prowadzących działalność od lat na pewno pamięta, że kiedyś na fakturze trzeba było obowiązkowo zawrzeć podpisy. Jednak aktualnie nie ma już takiego obowiązku - faktura papierowa nieposiadająca podpisu także jest ważna.

W związku z tym także faktury elektroniczne nie muszą posiadać podpisu. Muszą posiadać za to wszystkie inne obowiązkowe elementy określone przepisami prawa.

Obowiązkowe elementy na fakturze zgodnie z Ustawą o VAT:

data wystawienia,
kolejny numer w ramach jednej lub więcej serii, musi jednoznacznie identyfikować fakturę,
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
numer, z użyciem którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
numer, z użyciem którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
kwoty opustów lub obniżek cen, także w postaci rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
stawka podatkowa,
suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
kwota należności ogółem,

Zatem wśród obowiązkowych elementów, jakie musi zawierać zwykła faktura i faktura elektroniczna nie ma podpisów. Możemy bez obaw przesłać fakturę jako dokument elektroniczny i nie musimy stosować w niej żadnego podpisu, na przykład podpisu elektronicznego.

Niektóre firmy wdrażają jednak rozwiązania, które związane są z sygnowaniem faktur elektronicznych dla zatwierdzenia ich autentyczności w obrocie.

Metody potwierdzenia autentyczności faktur elektronicznych:

elektroniczna wymiana danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, gdy zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje wykorzystywanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych,
bezpieczny podpis elektroniczny zgodnie z Ustawą o podpisie elektronicznym, czyli musi być on weryfikowany z wykorzystaniem ważnego certyfikatu kwalifikowanego.

Walidacja faktur elektronicznych zgodnie z EDI jest prowadzona w firmach nie tylko ze względów bezpieczeństwa, ale również można uzyskać dzięki temu dodatkowe korzyści. Oprogramowanie może wtedy sprawdzić poprawność wyliczenia podatku, stawki podatkowe, strukturę faktury, deklarowaną datę ważności produktów i inne kryteria.

Takie rozwiązania dostarcza między innymi firma Edison, która specjalizuje się w nowoczesnych systemach dla przedsiębiorstw pozwalających na łatwy obieg dokumentów oraz bezpieczne archiwizowanie dokumentów elektronicznych.

Materiał zewnętrzny

Podziel się