Finanse firmowe

« powrót

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodów?

2012-02-11

Każda firma i każdy przedsiębiorca ponoszą wydatki w związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą. Większość z nich można później odliczyć od podatku dochodowego. Aby to zrobić, poniesione koszty muszą być jednak odpowiednio udokumentowane.

Koszty uzyskania przychodów to wydatki, które ponosi przedsiębiorca w procesie uzyskiwania przychodu lub w celu jego utrzymania. Stanowią one zmniejszenie osiąganego przychodu, dlatego opodatkowaniu podatkiem dochodowym ulega dopiero kwota przychodów pomniejszona o koszty jego uzyskania.

Aby uzyskać możliwość odpisu poszczególnych kosztów uzyskania przychodu od podatku, należy wszystkie je odpowiednio udokumentować. Dokumentowanie przebiega we wszystkich rodzajach podmiotów zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Podstawą dokumentowania kosztów uzyskania przychodów są faktury, rachunki, noty księgowe i korygujące, dowody przesunięć, opłat bankowych i pocztowych zawierające dokładne określenie wystawcy lub wskazanie stron obejmujące nazwy i adresy. Takie dokumenty są traktowane jako prawidłowe dla potrzeb zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Co ważne, podstawą zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów nie są kserokopie faktur VAT i rachunków. W takim przypadku konieczne jest uzyskanie duplikatu, który kontrahent ma obowiązek wystawić na wniosek nabywcy.

Przepisy dopuszczają, aby w uzasadnionych przypadkach dokumentować koszty uzyskania przychodów dowodem wewnętrznym. Musi on zawierać datę, podpisy osób dokonujących wydatków, nazwę towaru, ilość, cenę i wartość transakcji. Dowody wewnętrzne można sporządzać na udokumentowanie np. zakupu od ludności odpadków poużytkowych, zakupu bezpośrednio od rolnika nieprzerobionych produktów roślinnych lub zwierzęcych, dokonania opłaty czynszu, sądowej czy notarialnej, zakupu w punktach detalicznych środków czystości, BHP czy materiałów biurowych.

W dwóch przypadkach koszty uzyskania przychodów można udokumentować także fakturami, które nie zawierają nazwy podatnika będącego nabywcą usługi. Chodzi tu o zakup biletu (kolejowego, lotniczego, autobusowego, rejsowego) oraz zapłatę za przejazd płatnymi autostradami. Bilety muszą być wystawione przez uprawnionych przewoźników na odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km, zawierać nazwę i NIP sprzedawcy, numer oraz datę wystawienia biletu, kwotę należności wraz z podatkiem i kwotę podatku. Jeżeli bilet nie zawiera informacji o osobie korzystającej z podróży, konieczne jest wyczerpujące opisanie biletu: kto korzystał ze środków transportu i w związku z jaką podróżą (najwygodniejsze jest rozliczenie biletu wraz z delegacją służbową). Na podobnych zasadach fakturą VAT jest dowód zapłaty za przejazd autostradami płatnymi, o ile wskazuje nazwę autostrady, z której korzystano.

AF
Fot. Spurzem, GNU FDL, Wikipedia.org

Tagi: dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów, jak dokumentować koszty uzyskania przychodów, koszty uzyskania przychodów

Podziel się